CECCHI temporary manager - Cons&TM - Consulenza aziendale e temporary management
una risposta efficace
ai problemi di management aziendali
Ottimizzazione dell'organizzazione e del metodo di lavoro
Definizione degli obiettivi
Ogni Azienda opera per il raggiungimento della propria Mission.
La sua sopravvivenza e il suo sviluppo dipendono dalla capacità di definire programmi in grado di raggiungere gli obiettivi in questa indicati, dalla capacità del management di guidare questi programmi, di controllarne costantemente i risultati individuando i necessari correttivi nel caso di deviazioni.
La complessità
Un’impresa, anche piccola, è un’organizzazione complessa, che per funzionare richiede numerose e variegate competenze.
La complessità cresce in modo esponenziale rispetto al volume di affari.
Più alta è la complessità e maggiori devono essere l’organizzazione , le competenze e l’utilizzo di metodologie.
Processi strategici
Pianificazione
- Definizione del Business Plan, ovvero degli obiettivi strategici generali (che cosa e come operare, per quali settori e mercati e con quale struttura organizzativa) che devono essere coerenti con la Visione e la Missione indicata (ovvero di come l’azienda si proietta nel futuro e lo scopo e i principi ai quali il management deve fare riferimento nella creazione di piani ed attività).
- Definizione del Piano a medio termine (3/5 anni) e/o del Budget, ovvero dei piani Economico e Finanziario e dell’Organizzazione con cui si intende raggiungere gli obiettivi definiti nel Business Plan.
- Tutte le operazioni necessarie alla conduzione dell’azienda
- Verifica continua e puntuale dei risultati rispetto agli obiettivi, individuazione degli scostamenti e dei necessari correttivi .
Ciclo virtuoso
Analisi progettuale
- Se ne comprende l’Ambito (Scopo, Contenuto)
- Se ne valuta il livello di NECESSITA’
- Si effettua una stima dei TEMPI
- Si effettua una stima dei COSTI
- Si definiscono le RISORSE UMANE
- Se ne valuta i RISCHI
- Si valuta il suo livello di FATTIBILITA’
- Definisce un Piano di PROGETTO
- Se necessario si gestiscono le COMUNICAZIONI
L'organizzazione: elemento chiave
a) Di quali risorse umane, interne ed esterne, dispone l’Impresa ?
b) Le loro competenze sono coerenti con gli obiettivi che si è data ed il percorso che intende intraprendere ?
c) L’Organigramma è coerente con questi obiettivi?
È importante effettuare una valutazione obiettiva dei propri punti di forza e di debolezza e individuare le esigenze dell’impresa non coperte dalla Organizzazione esistente, individuando il percorso per reperirle (es. assumendo personale dipendente o collaboratori esterni).
Occorre stabilire chi ricopre le posizioni chiave all’interno dell’impresa, che mansioni svolge, quali competenze possiede.
Ogni posizione deve avere chiaro il proprio ruolo, la sua mansione e responsabilità, il suo riporto gerarchico.
b) Le loro competenze sono coerenti con gli obiettivi che si è data ed il percorso che intende intraprendere ?
c) L’Organigramma è coerente con questi obiettivi?
È importante effettuare una valutazione obiettiva dei propri punti di forza e di debolezza e individuare le esigenze dell’impresa non coperte dalla Organizzazione esistente, individuando il percorso per reperirle (es. assumendo personale dipendente o collaboratori esterni).
Occorre stabilire chi ricopre le posizioni chiave all’interno dell’impresa, che mansioni svolge, quali competenze possiede.
Ogni posizione deve avere chiaro il proprio ruolo, la sua mansione e responsabilità, il suo riporto gerarchico.
Organigramma funzionale
Dà una immediata visione di insieme delle funzioni coinvolte nella conduzione aziendale, delle risorse disponibili e del loro inquadramento, ovvero definisce :
- Come siamo organizzati
- Quanti siamo
- Dove e come è inquadrata una risorsa
- Qual è il suo compito
- A chi riporta
Può supportare la direzione nel:
- Definire il Budget del Personale
- Mantenere la storia dell’evoluzione salariale
- Definire Percorsi formativi
- Preparare o fornire dati per Statistiche su infortuni e assenteismo
- Seguire le pratiche necessarie ad attivare collaborazioni con Università e Enti (Stage, Master ecc.)
Introduzione di sistemi di controllo dei risultati e del business
Introduzione
di un sistema di controllo di gestione che comprende La contabilità
Analitica, l’emissione di pre fatture ai fornitori di trasporto, il
reporting aziendale, il Budget per funzione e il PMT (Piano a medio
termine).
Contabilità analitica: flusso logico
Determinazione pre-fatture a fornitori
Logica e timing
- Le tariffe concordate con i fornitori di trasporto (e di magazzino?) saranno caricate e aggiornate a sistema da una persona incaricata e ricontrollate da un’altra.
- Eventuali differenze tra le tariffe a sistema e quelle concordate per il singolo viaggio saranno caricate sul sistema GDO a livello di Viaggio/Borderaux.
- I Viaggi/Borderaux saranno controllati giornalmente
- A fine mese, una volta completata la fase di fatturazione attiva e comunque entro i primi 5 gg del mese successivo si lancerà la fase di determinazione e preparazione delle pre-fatture per tutti i fornitori.
- L’elemento discriminante per l’inserimento della fornitura nel mese sarà la data del Borderaux , ovvero la data di assegnazione della merce al fornitore.
- I fornitori dovranno emettere fatture, con il dettaglio delle voci e per gli importi esattamente indicati nella pre-fattura.
- Eventuali contestazioni dovranno essere comunicate dal fornitore entro il mese successivo e ,se autorizzate, regolarizzate con apposite fatture secondo istruzioni impartite dall’Amministrazione.
- Dobbiamo decidere se, sulla base della stima dei tempi di arrivo delle fatture dai fornitori, è necessario caricare in contabilità le pre-fatture come Fatture da Ricevere o se questo è superfluo.
Regole chiusura mese
Esempio
Controllo di gestione
Attività da pianificare
- Incontro con Readyteck per analisi dettaglio progetto e definizione livello atomico informazione
- Incontro con Readyteck e Incas per sviluppo calcolo pre fatture a fornitori e trasferimento dati e verifica presenza dettaglio informazioni richieste
- Definizione strumenti operativi necessari (controllo tariffe caricate a sistema)
- Sviluppo sw (Readyteck-Incas-File Maker?)
- Disegno nuova struttura CoAn (CoGe ?)
- Controllo tariffari caricati a sistema
- Definizione procedure operative e organizzazione controllo
- Test in parallelo
- Rilascio nuova procedura
Dettaglio costi ICT per Attività
Dettagli ICT per Fornitori
